Nghiệm thu dự án: Ứng dụng phần mềm eCabinet xây dựng mô hình phòng họp không giấy tại Sở Khoa học và Công nghệ Phú Thọ

    Vừa qua, tại Sở Khoa học và Công nghệ, Hội đồng Khoa học tỉnh đã tổ chức Hội nghị nghiệm thu dự án KH&CN cấp tỉnh: Ứng dụng phần mềm eCabinet xây dựng mô hình phòng họp không giấy tại Sở Khoa học và Công nghệ Phú Thọ. Dự án đo Trung tâm Ứng dụng và Thông tin KHCN chủ trì thực hiện. ThS. Đỗ Xuân Hoàn - Phó Giám đốc Sở làm Chủ tịch Hội đồng nghiệm thu.

    Hàng năm, trong các cơ quan nhà nước tại tỉnh Phú Thọ tổ chức rất nhiều các cuộc họp để triển khai nghị quyết, chương trình, kế hoạch của các cấp các ngành. Mỗi cuộc họp đều có những văn bản, tài liệu, báo cáo với số lượng lớn cần gửi cho các đại biểu nghiên cứu, tham dự. Khi chuẩn bị diễn ra cuộc họp cán bộ Văn phòng cần phải tập hợp tài liệu, báo cáo; lên danh sách đại biểu; in ấn, phô tô tài liệu phục vụ cho các cuộc họp.Việc chuẩn bị, công đoạn phô tô tài liệu thực hiện mất thời gian, tốn kinh phí, tốn giấy, mực. Một số trường hợp nhầm lẫn văn bản do chia bộ tài liệu nhầm; có trường hợp nhầm trang, có trường hợp thiếu văn bản, có trường hợp lẫn nội dung các văn bản với nhau. Việc tính toán số lượng đại biểu cần cụ thể, đúng số lượng vì nếu in thừa sẽ dẫn đến lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng thì khi phát sinh đại biểu sẽ thực hiện lại công đoạn phô tô tài liệu rất mất thời gian. Các đại biểu dự họp nhận được tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu rất bất tiện. Chủ trì cuộc họp phải điểm danh đại biểu mới nắm được thành phần đại biểu đầy đủ, đúng thành phần hay chưa. Các cuộc họp cần biểu quyết, lấy ý kiến Chủ tọa phải thực hiện đếm thủ công dễ bị nhầm lẫn.

    Sở Khoa học và Công nghệ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, đổi mới sáng tạo trên địa bàn tỉnh Phú Thọ. Hàng năm cũng triển khai tổ chức rất nhiều các cuộc họp triển khai nghị quyết, chương trình, kế hoạch của ngành, đặc biệt là các hội nghị thẩm định, nghiệm thu đề tài, dự án KHCN các cấp cần rất nhiều hồ sơ giấy tờ, các báo cáo, sản phẩm của đề tài, dữ án và các văn bản giấy tờ khác liên quan, chưa kể đến khoảng cách địa lý khi các đại biểu tham dự họp là các chuyên gia đầu ngành về KHCN của sở banh ngành, của các tổ chức KHCN trung ương và địa phương tham dự. Số lượng văn bản tài liệu nhiều, các đại biểu dự họp rất khó khăn trong việc nghiên cứu, vận chuyển tài liệu. Vì vậy, ngày 21/3/2022 Sở KH&CN tỉnh Phú Thọ phê duyệt dự án khoa học công nghệ cấp tỉnh “Ứng dụng phần mềm eCabinet xây dựng mô ình phòng họp không giấy tại Sở Khoa học và Công nghệ Phú Thọ” tại Quyết định số 72/QĐ-SKHCN của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Phú Thọ do Trung tâm Ứng dụng và Thông tin KHCN Phú Thọ chủ trì thực hiện.

    Dự án được duyệt với mục tiêu: Ứng dụng phần mềm eCabinet xây dựng mô hình phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến đảm bảo tính đồng bộ phù hợp với hoạt động chuyên môn tại Sở Khoa học và Công nghệ, góp phần cải cách thủ tục hành chính, hướng tới xây dựng chính quyền điện tử tỉnh Phú Thọ.

    Sau thời gian 20 tháng triển khai thực hiện, dự án đã đạt được các kết quả như sau: Đã tiến hành Khảo sát bổ sung thông tin phục vụ cho xây dựng phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến đáp ứng yêu cầu phù hợp với thực tế;  Đã xây dựng báo cáo khảo sát bổ sung thông tin phục vụ cho xây dựng phòng họp không giấy kết hợp họp trực truyến tại Sở KH&CN; Đã xây dựng báo cáo phân tích đánh giá, lựa chọn trang thiết bị và giải pháp xây dựng mô hình phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến tại Sở Khoa học và Công nghệ; Đã tiến hành thiết kế lắp đặt lại hệ thống mạng máy tính tại Sở KH&CN, sửa chữa cải tạo nâng cấp 02 phòng họp tại hội trường tầng 3 và tầng 4 Sở KH&CN và 01 mô hình vệ tinh đặt tại Trung tâm Ứng dụng và Thông tin Khoa học công nghệ với bàn ghế phòng họp đầy đủ, hệ thống điện hoạt động ổn định, hệ thống làm mát, hệ thống anh sáng đảm bảo để đáp ứng yêu xây dựng mô hình phòng họp không giấy kết hợp với họp trực tuyến. Đã tổ chức tập huấn vận hành thử mô hình họp không giấy; đã tiến hành thực nghiệm và triển khai  thực tế các cuộc họp tại Sở KH&CN như: Họp giao ban hàng tháng; Họp trực tuyến với Bộ KH&CN; Hội nghị học tập nghị quyết, chuyên đề; Hội nghị Hướng dẫn triển khai nhiệm vụ trực tuyến giữa Bộ KHCN và các tỉnh thành trong cả nước... 

    Có thể nói mô hình phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến tại Sở KHCN bước đầu chuyển dần phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử giúp các đại biểu có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp; tiết kiệm thời gian và chi phí cho văn phòng phẩm, đặc biệt tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu. Các đại biểu có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu nên chất lượng thảo luận được nâng lên; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của lãnh đạo Sở. Tạo môi trường làm việc hiệu quả hơn bằng việc cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác tại mọi thời điểm trong môi trường mạng thông tin điện tử đa phương tiện chuyên dùng. Qua đó đẩy  mạnh đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao cải cách hành chính trong hoạt động cơ quan Nhà nước tỉnh Phú Thọ, tạo tiền đề góp phần xây dựng Chính quyền số, chính quyền điện tử tỉnh Phú Thọ.

    Tại Hội nghị, các thành viên Hội đồng đã đánh giá cao kết quả mà dự án đạt được, đồng thời cũng yêu cầu cơ quan chủ trì chỉnh sửa một số nội dung theo ý kiến của các thành viên Hội đồng. Kết luận tại Hội nghị, Hội đồng nghiệm thu thống nhất đánh giá nghiệm thu dự án xếp loại Đạt./.

Ngọc Lan