Ứng dụng phần mềm eCabinet xây dựng mô hình phòng họp không giấy tại Sở Khoa học và Công nghệ Phú Thọ

Trong thời gian qua Tỉnh Phú Thọ đã luôn quan tâm thực hiện tốt việc đẩy mạnh công tác cải cách hành chính, công tác quản lý nhà nước, xây dựng phương pháp làm việc khoa học, hiệu quả, công khai, minh bạch, đồng thời tăng cường đẩy mạnh sử dụng văn bản điện tử để giảm văn bản giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan hành chính nhà nước. Như trong Nghị quyết số 55-NQ/TU ngày 13/8/2021 của Ban Thường vụ Tỉnh ủy về Đề án phát triển chính quyền điện tử hướng tới chính quyền số giai đoạn 2021 – 2025 và Quyết định số 2348/QĐ-UBND ngày 17/9/2021 của UBND tỉnh về ban hành Đề án Phát triển Chính quyền điện tử hướng tới Chính quyền số tỉnh Phú Thọ giai đoạn 2021 - 2025, định hướng đến năm 2030. Đề án chính là cơ sở để xác định mô hình kiến trúc xây dựng chính quyền điện tử Phú Thọ, xác định nội dung, hạng mục đầu tư bố trí và thu hút mọi nguồn lực, lộ trình để xây dựng thành công chính quyền điện tử, hướng tới chính quyền số.

Giao diện phiên họp không giấy

Hàng năm trong các cơ quan nhà nước tại tỉnh Phú Thọ tổ chức rất nhiều các cuộc họp để triển khai nghị quyết, chương trình, kế hoạch của các cấp các ngành. Mỗi cuộc họp đều có những văn bản, tài liệu, báo cáo với số lượng lớn cần gửi cho các đại biểu nghiên cứu, tham dự. Khi chuẩn bị diễn ra cuộc họp cán bộ Văn phòng cần phải tập hợp tài liệu, báo cáo; lên danh sách đại biểu; in ấn, phô tô tài liệu phục vụ cho các cuộc họp.Việc chuẩn bị, công đoạn phô tô tài liệu thực hiện mất thời gian, tốn kinh phí, tốn giấy, mực. Một số trường hợp nhầm lẫn văn bản do chia bộ tài liệu nhầm; có trường hợp nhầm trang, có trường hợp thiếu văn bản, có trường hợp lẫn nội dung các văn bản với nhau. Việc tính toán số lượng đại biểu cần cụ thể, đúng số lượng vì nếu in thừa sẽ dẫn đến lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng thì khi phát sinh đại biểu sẽ thực hiện lại công đoạn phô tô tài liệu rất mất thời gian. Các đại biểu dự họp nhận được tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu rất bất tiện. Chủ trì cuộc họp phải điểm danh đại biểu mới nắm được thành phần đại biểu đầy đủ, đúng thành phần hay chưa. Các cuộc họp cần biểu quyết, lấy ý kiến Chủ tọa phải thực hiện đếm thủ công dễ bị nhầm lẫn.

Sở Khoa học và Công nghệ là cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh có chức năng tham mưu, giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, đổi mới sáng tạo trên địa bàn tỉnh Phú Thọ. Hàng năm cũng triển khai tổ chức rất nhiều các cuộc họp triển khai nghị quyết, chương trình, kế hoạch của ngành, đặc biệt là các hội nghị thẩm định, nghiệm thu đề tài, dự án KHCN các cấp cần rất nhiều hồ sơ giấy tờ, các báo cáo, sản phẩm của đề tài, dữ án và các văn bản giấy tờ khác liên quan, chưa kể đến khoảng cách địa lý khi các đại biểu tham dự họp là các chuyên gia đầu ngành về KHCN của sở banh ngành, của các tổ chức KHCN trung ương và địa phương tham dự. Số lượng văn bản tài liệu nhiều, các đại biểu dự họp rất khó khăn trong việc nghiên cứu, vận chuyển tài liệu.

Vì vậy, ngày 21/3/2022 Sở KH&CN tỉnh Phú Thọ phê duyệt dự án khoa học công nghệ cấp tỉnh “Ứng dụng phần mềm eCabinet xây dựng mô ình phòng họp không giấy tại Sở Khoa học và Công nghệ Phú Thọ” tại Quyết định số 72/QĐ-SKHCN của Giám đốc Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh Phú Thọ do Trung tâm Ứng dụng và Thông tin KHCN Phú Thọ chủ trì thực hiện.

Dự án được duyệt với mục tiêu: Ứng dụng phần mềm eCabinet xây dựng mô hình phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến đảm bảo tính đồng bộ phù hợp với hoạt động chuyên môn tại Sở Khoa học và Công nghệ, góp phần cải cách thủ tục hành chính, hướng tới xây dựng chính quyền điện tử tỉnh Phú Thọ.

Để hiện thực hóa mục tiêu, đơn vị chủ trì, chủ nhiệm dự án cùng nhóm thực hiện tiến hành khảo sát, đánh giá hiện trạng, đề xuất giải pháp xây dựng phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến tại Sở Khoa học và Công nghệ; Xây dựng phương án, thiết kế mô hình phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến tại Sở Khoa học và Công nghệ; Chuyển giao tiếp nhận phần mềm, xây dựng mô hình phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến gồm 02 phòng (01 phòng với quy mô 25 đại biểu; 01 phòng được bố trí thiết bị cơ bản để có thể mở rộng số lượng đại biểu dự họp); Xây dựng quy trình vận hành, tài liệu hướng dẫn phù hợp với hoạt động chuyên môn của Sở Khoa học và Công nghệ Phú Thọ. Tập huấn cho 05 cán bộ kỹ thuật tiếp nhận, làm chủ thiết bị, công nghệ và 50 lượt cán bộ được tập huấn sử dụng phần mềm phòng họp không giấy trên thiết bị mô hình và thiết bị cá nhân.

Sau thời gian 20 tháng triển khai thực hiện, dự án đã đạt được các kết quả như sau: Đã tiến hành Khảo sát bổ sung thông tin phục vụ cho xây dựng phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến đáp ứng yêu cầu phù hợp với thực tế;  Đã xây dựng báo cáo khảo sát bổ sung thông tin phục vụ cho xây dựng phòng họp không giấy kết hợp họp trực truyến tại Sở KH&CN; Đã xây dựng báo cáo phân tích đánh giá, lựa chọn trang thiết bị và giải pháp xây dựng mô hình phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến tại Sở Khoa học và Công nghệ; Đã tiến hành thiết kế lắp đặt lại hệ thống mạng máy tính tại Sở KH&CN, sửa chữa cải tạo nâng cấp 02 phòng họp tại hội trường tầng 3 và tầng 4 Sở KH&CN và 01 mô hình vệ tinh đặt tại Trung tâm Ứng dụng và Thông tin Khoa học công nghệ với bàn ghế phòng họp đầy đủ, hệ thống điện hoạt động ổn định, hệ thống làm mát, hệ thống anh sáng đảm bảo để đáp ứng yêu xây dựng mô hình phòng họp không giấy kết hợp với họp trực tuyến. Đã tổ chức tập huấn vận hành thử mô hình họp không giấy; đã tiến hành thực nghiệm và triển khai  thực tế các cuộc họp tại Sở KH&CN như: Họp giao ban hàng tháng; Họp trực tuyến với Bộ KH&CN; Hội nghị học tập nghị quyết, chuyên đề; Hội nghị Hướng dẫn triển khai nhiệm vụ trực tuyến giữa Bộ KHCN và các tỉnh thành trong cả nước....

Tạo lịch họp, phiên họp không giấy

Hệ thống trang thiết bị mô hình phòng họp không giấy kết hợp với họp trực tuyến tại Sở KH&CN và mô hình vệ tinh tại Trung tâm Ứng dụng và Thông tin KHCN hoạt động tốt ổn định đáp ứng yêu cầu phục vụ cho các cuộc họp, hội nghị, giúp cho hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo nhanh chóng, thuận tiện, thông suốt rút ngắn khoảng cách địa lý vùng miền, thời gian họp, giảm tối đa việc sử dụng tài liệu giấy bằng việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị trên môi trường mạng. Với những sản phẩm và kết quả triển đạt được, dự án khi đi vào ứng dụng bước đầu đã mang lại hiệu quả thiết thực:

- Giảm văn bản, giấy tờ hành chính, đẩy nhanh hiệu quả làm việc, tiết kiệm chi phí và thời gian tổ chức các cuộc họp. Giúp lãnh đạo đưa ra quyết định kịp thời, nhanh chóng, chính xác.

- Giúp cơ quan quản lý điều hành tối ưu, tin học hóa, chuyển đổi số phần lớn cá hoạt động liên quan đến quy trình tổ chức các phiên họp: tạo nội dung phiên họp, quản lý điều hành các phiên họp, tạo lịch các phiên họp, quản lý đại biểu dự họp, quản lý đăng ký phát biểu tại phiên họp, quản lý các tài liệu sử dụng trong phiên họp, quản lý biểu quyết, kết luận phiên họp .

- Số hóa và quản lý các tài liệu của phiên họp. Tạo ra kho tổng hợp các tài liệu tham khảo, hệ thống các văn bản được dùng để tra cứu phục vụ cho cuộc họp (trước, trong và sau cuộc họp).

- Khi tham gia họp không giấy tờ, mỗi đại biểu dự họp chỉ cần sử dụng máy tính, máy tính bảng, điện thoại di động được đã cài phần mềm và cấp tài khoản sử dụng để truy cập tài liệu phục vụ họp, hội nghị. Trên ứng dụng sẽ có đầy đủ tài liệu họp, chương trình họp, danh sách đại biểu, các thông báo. Trong mỗi mục, tài liệu được sắp xếp khoa học để người dùng tiện theo dõi. Các thao tác của đại biểu sẽ được thực hiện ngay trên ứng dụng của máy tính. Việc tổ chức các cuộc họp truyền thống công đoạn phô tô tài liệu cần thực hiện thủ công mất thời gian, tốn giấy. Tài liệu cồng kềnh, phải mang đi mang về trong từng cuộc họp để nghiên cứu rất bất tiện. Việc tính toán số lượng đại biểu cần cụ thể, đúng số lượng vì nếu in thừa sẽ dẫn đến lãng phí, nhưng nếu không in dự phòng thì khi phát sinh đại biểu sẽ thực hiện lại công đoạn phô tô tài liệu rất mất thời gian. Khi triển khai mô hình phòng họp không giấy tờ các tài liệu, chương trình, danh sách đại biểu, các tài liệu liên quan... đều được tích hợp trên phần mềm việc chuẩn bị tài liệu đã trở nên gọn nhẹ, tiện lợi hơn rất nhiều. Các đại biểu có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp; tiết kiệm thời gian và chi phí cho văn phòng phẩm, đặc biệt tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu. Ngoài ra các đại biểu có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu nên chất lượng thảo luận được nâng lên; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của lãnh đạo.

- Mặt khác khi kết hợp họp không giấy qua phần mềm ecabinet với họp trực tuyến giữa các điểm cầu cũng diễn ra như đang triển khai trực tiếp tại phòng họp chính. Các nội dung, chương trình, tài liệu họp được đẩy lên hệ thống phần mềm họp không giấy. Các đại biểu dự họp khi mà khoảng cách địa lý xa xôi, đi lại khó khăn vẫn có thể truy cập vào hệ thống và có thể tham gia dự họp mà không cần phải có mặt trực tiếp tại phòng họp chính. Do đó kết nối được nhiều địa điểm với nhau, rút ngắn được khoảng cách địa lý, chủ động về địa điểm họp, số lượng dự có thể lên tới hàng trăm người tùy vào quy mô và mức độ quan trọng của cuộc họp.

Có thể nói mô hình phòng họp không giấy kết hợp họp trực tuyến tại Sở KHCN bước đầu chuyển dần phương thức làm việc từ văn bản giấy sang văn bản điện tử giúp các đại biểu có thể truy cập tức thời nhiều tài liệu liên quan đến nội dung họp; tiết kiệm thời gian và chi phí cho văn phòng phẩm, đặc biệt tránh được những sai sót trong sắp xếp tài liệu. Các đại biểu có nhiều thời gian hơn để nghiên cứu tài liệu nên chất lượng thảo luận được nâng lên; tăng tính kịp thời, hiệu quả trong xử lý công việc, quản lý, điều hành của lãnh đạo Sở. Tạo môi trường làm việc hiệu quả hơn bằng việc cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác tại mọi thời điểm trong môi trường mạng thông tin điện tử đa phương tiện chuyên dùng. Qua đó đẩy  mạnh đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin, nâng cao cải cách hành chính trong hoạt động cơ quan Nhà nước tỉnh Phú Thọ, tạo tiền đề góp phần xây dựng Chính quyền số, chính quyền điện tử tỉnh Phú Thọ.

N.H.C