Phát triển nhân rộng phần mềm quản lý đề tài, dự án khoa học và công nghệ trên Internet tại địa bàn tỉnh Phú Thọ

       - Nghiên cứu nâng cấp phần mềm quản lý đề tài, dự án KH&CN tỉnh Phú Thọ hoạt động trên Internet.

      - Nhân rộng phần mềm quản lý đề tài, dự án KH&CN tới các trường Đại học, Viện nghiên cứu tạo sự liên kết, thống nhất trong quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ trên địa bàn tỉnh.

 1. Điều tra, đánh giá hiện trạng công nghệ thông tin tại các viện nghiên cứu, trường Đại học cao đẳng trên địa bàn tỉnh

Theo kết quả điều tra, khảo sát cho thấy các viện nghiên cứu, trường ĐH/CĐ trên địa bàn tỉnh được trang bị máy tính làm việc cho hầu hết cán bộ, viên chức đảm bảo điều kiện làm việc.

          Các viện nghiên cứu, các trường ĐH/CĐ trên địa bàn được trang bị hệ thống máy chiếu (Projector) tại các phòng họp, phòng hội thảo, giảng đường… Các đơn vị đều có website riêng và được trang bị hệ thống mạng LAN phục vụ và được kết nối internet. Trong 9 đơn vị có 04 đơn vị được trang bị máy chủ phục vụ cho công tác quản trị của đơn vị với tổng số máy chủ là 19 máy và đều sử dụng phần mềm có bản quyền. Cán bộ viên chức và người lao động trong các đơn vị đều được trang bị máy tính cá nhân phục vụ công việc, số lượng máy tính được các đơn vị trong bị cho cá nhân để bàn là 1417 máy và máy tính xách tay là 223 cái.

 Hiện tại có 07 viện trường có sử dụng các phần mềm thương mại phục vụ công tác quản lý, đến nay có 7 đơn vị đã sử dụng phần mềm thương mại có bản quyền và có 14 máy được sử dụng phầm mềm thương mại có bản quyền. các phần mềm này hiệ tại chủ yếu chỉ phục vụ nghiệp vụ cho một số bộ phân riêng lẻ chưa hỗ trợ việc tin học hoá quy trình nghiệp vụ hay kết nối với hệ thống khác trong và ngoài đơn vị. Hầu hết các máy tính cá nhân ở viện trường trên địa bàn tỉnh còn sử dụng hệ điều hành và các phần mềm ứng dụng không có bản quyền do đó tính bảo mật và chất lượng khi sử dụng còn hạn chế.

 Kết quả điều tra cho thấy nhu cầu sử dụng phần mềm nói chung và phần mềm quản lý đề tài, dự án KHCN là cần thiết đối với các viện nghiên cứu, các trường đại học trong việc quản lý hoạt động nghiên cứu, tra cứu thông tin nhằm phục vụ tốt công tác nghiên cứu và đào tạo ở các viện, trường.

2. Nghiên cứu, nâng cấp, phát triển phần mềm cho chạy trên môi trường internet phù hợp với công tác quản lý tại các viện nghiên cứu, các trường ĐH/CĐ

Phần mềm quản lý đề tài, dự án hiện tại là kết quả nghiên cứu của đề tài đã thực hiện của sở KH&CN tỉnh Phú Thọ. Phần mềm hiện tại đã cho phép quản lý đầy đủ vòng đời của từng đề tài, dự án từ khi đăng ký đến quá trình thực hiện và nghiệm thu kết quả. Hệ thống hiện tại đã đảm bảo đầy đủ thông tin về một đề tài, dự án bao gồm: Đề xuất, đăng ký để tài, dự án theo năm; Thông tin cơ bản của đề tài, dự án; Thuyết minh đề tài, dự án; Kinh phí; Hội đồng xét duyệt; Thông tin thẩm định, xét duyệt đề tài, dự án; Danh sách công việc triển khai; Hợp đồng trách nhiệm; Danh sách, thông tin chi tiết các đợt kiểm tra đề tài, dự án; Tiến độ triển khai; Kết quả thanh kiểm tra; Quản lý hồ sơ, tài liệu đề tài, dự án; Danh sách hội đồng nghiệm thu; Kết quả nghiệm thu; Báo cáo tổng kết.

Giao diện chính

Với những chức năng cơ bản như trên, phần mềm đã cho phép quản lý thông tin và quá trình thực hiện đề tài, dự án được từ khi đề xuất đến giai đoạn viết thuyết minh, lên kinh phí, thông tin về hội đồng xét duyệt đề tài cho đến giai đoạn nghiệm thu kết quả, báo cáo tổng kết... Phần mềm hiện có đã đáp ứng được yêu cầu cung cấp thông tin theo nhu cầu của Sở KH&CN Phú Thọ với 5 báo cáo gồm: danh mục đề tài đã được nghiệm thu, tổng hợp kết quả nghiên cứu, thống kê kinh phí đề tài đã nghiệm thu, danh sách đề tài theo năm, tổng hợp phân kỳ kinh phí theo năm. Các chức năng quản trị hệ thống trên cơ sở phân quyền để người dùng đước phép sử dụng những tính năng nhất định. Tuy nhiên hệ thống của kết quả nghiên cứu mới hoạt động trong phạm vi của Sở KH&CN Phú Thọ, giao diện đơn giản, phần mềm được cài đặt trên máy chủ và được dùng thông qua hệ thống mạng LAN. Hệ thống vẫn chưa cho phép quản lý đề tài, dự án độc lập theo từng đơn vị và còn hạn chế một số tính năng đồng thời chưa hoạt động trên môi trường internet.

Trên cơ sở phần mềm đã có, Sở KH&CN phối hợp với Công ty cổ phần phần mềm Minsoft thực hiện việc nâng cấp đảm bảo các chức năng theo yêu cầu và chức năng, giao diện của trang Website quản lý đề tài, dự án:

Giao diện đăng nhập Websiter

Về cơ bản nội dung nâng cấp phần mềm đã đáp ứng các yêu cầu:

- Thiết kế giao diện website phù hợp, thân thiện với người sử dụng, đảm bảo tính bảo mật của phần mềm. Có thể thống kê kết quả tới từng ngày theo từng lĩnh vực cụ thể.

- Cho phép quản lý đề tài độc lập theo từng đơn vị được phân quyền, mỗi một đề tài, dự án sẽ được đơn vị sử dụng quyết định cho phép đưa nội dung thông tin lên trang web chung của phần mềm để mọi người cùng biết hoặc chỉ có đơn vị sử dụng được biết.

- Phần mềm đảm bảo các danh mục trong hệ thống là tài nguyên chung, các đơn vị đều có thể sử dụng, nhưng không thể can thiệp vào đơn vị khác như: sửa, xóa các thông tin do đơn vị khác nhau đưa vào.

- Thiết kế lại cách thức phân quyền người dùng để phù hợp với nhu cầu mở rộng ra internet của phần mềm: cho phép phân quyền theo từng đơn vị tham gia sử dụng, mỗi đơn vị có quản trị riêng của đơn vị mình, cho phép quản trị phân quyền theo nhóm người sử dụng, mỗi nhóm người có quyền riêng. Các chức năng quản lý được phân quyền chi tiết để tiện cho việc quản trị. Việc quản lý đề tài, người dùng là độc lập theo từng đơn vị tham gia, người sử dụng của đơn vị này sẽ không thể can thiệp, chỉnh sửa thông tin đề tài của đơn vị khác.

- Bổ sung các module báo cáo, tìm kiếm, tra cứu hiệu quả hơn, dễ sử dụng hơn, thỏa mãn được các yêu cầu theo dõi, quản lý của Sở và các viện, trường tham gia sử dụng website.

- Website có chức năng ghi nhật ký sử dụng.

3. Công tác chuyển giao công nghệ ứng dụng phần mềm

          Công ty cổ phần phần mềm Minsoft sau khi nâng cấp phần mềm đã thực hiện việc chuyển giao kết quả thực hiện theo trình tự:

- Tiến hành cài đặt phần mềm quản lý đề tài dự án KH&CN đã nâng cấp lên máy chủ được đặt tại Sở KH&CN tỉnh Phú Thọ. Phần mềm đảm bảo các tính năng nâng cấp theo yêu cầu đặt ra.

- Sau khi vận hành tốt trên máy chủ đặt tại Sở KH&CN, Công ty cổ phần phần mềm Minsoft tiến hành cài đặt và tạo tài khoản, phân quyền sử dụng cho 09 viện, trường thụ hưởng kết quả của dự án. Hướng dẫn việc vận hành, quản lý Web cho cán bộ quản lý của sở KH&CN tỉnh Phú Thọ.

- Tổ chức giới thiệu cách sử dụng phần mềm cho cán bộ, giáo viên của 09 viện, trường.

- Bàn giao đĩa chứa mà nguồn phần mềm để Sở KH&CN quản lý sử dụng

- Bàn giao hướng dẫn sử dụng và quyền admin và supeadmin cho sở

4. Tập huấn quản lý vận hành và sử dụng phần mềm

Chủ nhiệm dự án đã phối hợp với cơ quan chuyển giao công nghệ thực hiện việc tập huấn sử dụng phần mềm tại các đơn vị tham gia dự án và tại sở KH&CN Phú Thọ, nội dung bao gồm:

Tập huấn cho lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên của Sở Khoa học và Công nghệ sử dụng phần mềm; tập huấn cho cán bộ, chuyên viên của phòng Quản lý Khoa học (Sở KH&CN) quản lý, vận hành phần mềm.

Tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ, chuyên viên phòng Quản lý Khoa học của các Viện, trường sử dụng, khai thác phần mềm. Cài đặt, hướng dẫn trực tiếp tại một số Viện nghiên cứu, các trường ĐH/CĐ và hướng dẫn thông qua mạng internet.

Phần mềm sau khi nâng cấp hoàn thiện được tiến hành cài đặt trên máy chủ của Sở KH&CN Phú Thọ đồng thời được phân quyền cho 09 viện trường trên địa bàn sử dụng thử. Phần mềm được vận hành đảm bảo hoạt động tốt, ổn định trên môi trường internet từ tháng 5/2015 đến nay.

Các đơn vị đã dùng thử và bước đầu cập nhật thông tin và sử dụng phần mềm. Phần mềm chạy ổn định, giao diện thân thiện, dễ sử dụng, các tính năng đảm bảo yêu cầu người sử dụng. Số liệu và thông tin đầu vào sau khi nhập liệu được xử lý tốt, không lỗi có thể thống kê và xuất các báo cáo theo yêu cầu công việc.

Việc hiệu chỉnh khắc phục sự cố được đơn vị chuyển giao tiến hành kịp thời đảm bảo theo yêu cầu của sở KH&CN Phú Thọ.