Nghiên cứu xây dựng phần mềm số hóa phục vụ quản lý lưu trữ tài liệu tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ

Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Phú Thọ
CN. Hoàng Ngọc Dũng
(1) CN. Hoàng Ngọc Dũng; (2) ThS. Nguyễn Thị Ngọc Hoa; (3) CN. Phạm Thị Hào; (4) CN. Hoàng Thị Diệu Thúy; (5) CN. Nguyễn Thị Thúy Vân; (6) CN. Đặng Văn Nam; (7) CN. Hán Hùng Đại; (8) ThS. Phan Bích Liên; (9) ThS. Phan Thành Nam; (10) ThS. Quách Đức Hoàn.

 1. Mục tiêu chung: Nâng cao hiệu quả hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý lưu trữ cơ sở dữ liệu của tỉnh tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Phú Thọ.

2. Mục tiêu cụ thể

- Thiết kế, xây dựng được CSDL và phần mềm ứng dụng số hoá phục vụ quản lý lưu trữ tài liệu tại Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Phú Thọ.

- Hoàn thiện, thống nhất quy trình quản lý số hoá, lưu trữ, cập nhật, khai thác thông tin CSDL.

- Đào tạo, nâng cao trình độ ứng dụng công nghệ thông tin cho cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ của tỉnh Phú Thọ.

 1. Đánh giá thực trạng CSDL và công tác quản lý lưu trữ CSDL của tỉnh Phú Thọ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ

Để đánh giá thực trạng CSDL và công tác quản lý lưu trữ CSDL của tỉnh Phú Thọ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ, đề tài đã nghiên cứu nội dung quản lý nhà nước về công tác lưu trữ, thực trạng cán bộ, công chức, viên chức Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh. Nghiên cứu đánh giá thực trạng cơ sở dữ liệu trong đó có 38 phông tài liệu có 1590 hộp, 10.207 hồ sơ và 207 mét tài liệu. Khối tài liệu còn ít so với khối tài liệu cần đưa về kho lưu trữ để lưu trữ theo quy định. Nguyên nhân do không có kho lưu trữ chuyên dụng nên tài liệu lưu trữ vẫn để tại các huyện, thành, thị, các sở ngành nên khó khăn trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử của tỉnh. Nguy cơ hư hỏng tài liệu là rất lớn.

Thực trạng công tác quản lý CSDL của tỉnh Phú Thọ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ hiện nay được đánh giá ở mức độ khá, vẫn còn 47,5% ý kiến đánh giá mức độ khá. Để đáp ứng yêu cầu quản lý, theo kịp được thời đại công nghệ thông tin rất cần thiết phải xây dựng phần mềm số hoá tài liệu lưu trữ để công tác quản lý CSDL của tỉnh tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ đạt hiệu quả tốt, phát huy được vai trò vốn có: bảo đảm thông tin, cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội và góp phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức.

2. Nghiên cứu thiết kế hệ thống CSDL và phần mềm số hoá

- Thiết kế, xây dựng CSDL

Đề tài đã thiết kế, xây dựng CSDL đảm bảo yêu cầu quản lý và tính khoa học. Thống nhất việc xây dựng CSDL lưu trữ, nhằm tăng cường hiệu quả công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.

Yêu cầu nghiệp vụ: Trình tự xây dựng CSDL, các yếu tố thông tin đầu vào, đầu ra và mô tả thông tin đầu vào của các CSDL lưu trữ. Xác định các CSDL lưu trữ, thông tin và tiêu chuẩn thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ.

Các cơ sở dữ liệu cần được xây dựng là CSDL cơ quan lưu trữ, CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ ; CSDL hồ sơ; CSDL văn bản.

Thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ gồm có thông tin đầu vào đối với CSDL cơ quan lưu trữ ; Thông tin đầu vào đối với CSDL phông/công trình/sưu tập lưu trữ; Thông tin đầu vào đối với CSDL hồ sơ; Thông tin đầu vào đối với CSDL văn bản (thông tin cấp 2); Thông tin đầu vào đối với CSDL toàn văn văn bản.

Tiêu chuẩn thông tin đầu vào của CSDL lưu trữ như tiêu chuẩn ảnh quét tài liệu; tiêu chuẩn định dạng các file dữ liệu phi cấu trúc đính kèm; tiêu chuẩn bộ ký tự, mã hoá quốc tế và tiếng Việt khi nhập dữ liệu.

- Thiết kế, xây dựng phần mềm

Xác định các công nghệ nền, hệ thống mạng, hệ thống quản trị CSDL phù hợp: Trên cơ sở các tiêu chí của việc lựa chọn phần mềm CSDL, có thể lựa chọn một trong các phần mềm cơ bản CSDL như Microsoft (đối với cơ sở dữ liệu nhỏ); Microsoft SQL Server (đối với CSDL vừa); Oracle (đối với CSDL lớn). Nghiên cứu mô hình triển khai một chương trình quản lý dựa trên nền của một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu (mô hình Ứng dụng độc lập, mô hình Khách – Chủ, nền ứng dụng winform, ứng dụng nền Web,…).

Nghiên cứu mô hình xây dựng phần mềm dựa trên chuẩn thiết kế ứng dụng theo mô hình 3 lớp: Tách biệt phần giao diện, nghiệp vụ và cơ sở dữ liệu. Mô hình này giúp giảm thiểu lỗi trong quá trình phát triển và tạo cơ chế mở tiện dụng cho việc mở rộng hệ thống sau này.

Nghiên cứu xây dựng phần mềm trên nền Web, cơ chế Khách - Chủ (Client-Server): Thuận tiện cho việc triển khai và nâng cấp; Đa dạng cơ chế truy cập và có thể mở rộng tính năng lên sử dụng được qua điện thoại thông minh; Lựa chọn công nghệ phát triển ASP.NET trên nền Framework 3.5 của Microsoft.

Phân tích và thiết kế hệ thống: Công cụ để phân tích và thiết kế hệ thống là Enterprise Architech. Đề tài đã xác định các ca sử dụng, xác định các tác nhân tham gia hệ thống, xây dựng kịch bản, biểu đồ, mối quan hệ, các lớp/đối tượng lĩnh vực, mô hình hoá lĩnh vực, … và tiến hành thiết kế CSDL.

Thiết kế chương trình: đề tài đã thiết kế chức năng, giao diện của chương trình bao gồm hệ thoongd, quản lý Danh mục, quản lý Lưu trữ, Tìm kiếm, thống kê/in báo cáo và trợ giúp.

Lập trình, xây dựng phần mềm: Phần mềm được xây dựng trên nền tảng C#.Netr và ASP.Net được thiết kế với giao diện Windows form và Webbase cho phép người dùng truy cập thông tin, thực hiện các hoạt động nghiệp vụ.

- Nghiên cứu giải pháp an toàn/bảo mật và cơ chế sao lưu dữ liệu: áp dụng cơ chế bảo mật mật khẩu mã hoá một chiều MD5 đảm bảo an toàn tối đa cho việc lưu trữ mật khẩu người sử dụng

- An toàn dữ liệu: Dữ liệu được sao lưu thường xuyên, thực hiện việc sao lưu dữ liệu hàng ngày, hạn chế những mất mát khi hệ thống gặp sự cố. Chống sét cho nguồn điện và dùng ÚP để tránh mất điện đột ngột.

 3. Vận hành thử  nghiệm, đánh giá và hoàn thiện CSDL và phần mềm

Đề tài đã cập nhật tài liệu của HĐND, UBND tỉnh Phú Thọ vào CSDL, phần  mềm. Đề tài đã tổ chức vận hành thử nghiệm phần mềm, đồng thời đánh giá, hiệu chỉnh và hoàn thiện CSDL, phần mềm.

Kết quả cho thấy trong quá trình vận hành thử nghiệm không xảy ra lỗi về công nghệ và thiết bị. Tuy nhiên, còn tồn tại một số lỗi chủ yếu do chủ quan của người sử dụng và cũng không thể tránh được những lỗi phần mềm do virut máy tính gây ra trong quá trình sử dụng. Cán bộ, công chức, viên chức đã nắm bắt được cơ bản cách xử lý các lỗi thường gặp khi vận hành phần mềm, đều chủ động xử lý được, những lỗi này không làm ảnh hưởng đến phần mềm trong quá trình vận hành. Hiệu được tính năng, ý nghĩa và hiệu quả của phần mềm số hoá tài liệu lưu trữ mang lại trong việc bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu.

Tính năng kỹ thuật của phần mềm có kiến trúc, thiết kế mở để dễ dàng nâng cấp đáp ứng sự mở rộng về quy mô ứng dụng, mô hình hệ thống cho phép khả năng cài đặt theo mô hình máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu. Giao diện được thiết kế thân thiện với người dùng, bố cục giao diện hợp lý giúp cho các thao tác nhập và tra cứu dữ liệu nhanh và thuận tiện, …

Phần mềm số hoá phục vụ quản lý lưu trữ tài liệu đã đạt được những thành quả bước đầu khả quan. Song việc số hoá tài liệu cũng tồn tại một số khía cạnh cần cải tiến quy trình, kỹ thuật đặc biệt trong sao lưu, bảo quản, bảo mật kho dữ liệu số.

Hoàn thiện hệ thống CSDL phải đáp ứng yêu cầu sau: Là công cụ, môi trường để đảm bảo các tài liệu số hoá sau khi được tạo lập sẽ dễ dàng, thuận tiện cho người dùng tiếp cận; Có đủ độ tin cậy cho người quản trị và kỹ thuật viên trong quá trình tạo lập, bảo quản và cung cấp dữ liệu trong quá trình hoạt động; Đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về chuẩn nghiệp vụ thông tin lưu trữ; Dễ dàng trao đổi dữ liệu với các chuẩn khác, có công cụ sao lưu an toàn dữ liệu.

Khi tạo lập CSDL số, phần mềm quản lý tài liệu số phải đáp ứng yêu cầu: Tạo siêu dữ liệu; Cho phép upload tài liệu từ trạm người dùng theo lô hoặc theo từng tài liệu riêng lẻ; Mô tả dữ liệu trong đó chuẩn Dublin Core là dùng tương đối phổ biến vì có khả năng tuỳ biến cho các tiêu chuẩn khác với 16 trường biên mục; Vận hành liên kết là tạo ra một giao diện tra cữu tích hợp và nhất quán cho người dùng cùng một lúc dựa trên các điểm truy cập nhất quán như tên tác giả, tên loại, trích yếu nội dung, …

4. Đào tạo, tập huấn, hội thảo đánh giá kết quả, đề xuất giải pháp duy trì, ứng dụng phần mềm và kết quả của đề tài

Đề tài đã tổ chức đào tạo tập huấn cho 40 lượt cán bộ, công chức, viên chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Phú Thọ. Đề tài cũng tiến hành 2 cuộc hội thảo, mời chuyên gia tham gia góp ý kiến hoàn thiện CSDL và phần mềm số hoá tài liệu, đề xuất giải pháp duy trì, ứng dụng, nhân rộng phần mềm đáp ứng yêu cầu bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. 

4/2015 - 10/2016