Công nghệ hóa quy trình đăng ký và quản lý hộ tịch

Thành phố Việt Trì đẩy mạnh thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và đăng ký hộ tịch, đảm bảo kết nối thông tin chặt chẽ, thường xuyên với cơ sở.

-Thực hiện mục tiêu ứng dụng đồng bộ công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch trên toàn tỉnh, hình thành cơ sở dữ liệu hộ tịch điện tử tập trung, có sự quản lý thống nhất 3 cấp tỉnh, huyện, xã, từ năm 2017 tỉnh ta đã chính thức ứng dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch. Sau hơn 1 năm đưa vào thực tế đã mang lại những hiệu quả tích cực, đáp ứng được yêu cầu giải quyết các thủ tục hành chính cho nhân dân, từng bước hiện đại hóa công tác đăng ký hộ tịch tiến tới đăng ký trực tuyến cũng như bảo đảm kết nối cho cơ sở dữ liệu về dân cư trong công tác quản lý Nhà nước.

Đi trước đón đầu

Cách đây 3 năm, Bộ Tư pháp phối hợp với Bộ Công an triển khai thí điểm phần mềm đăng ký khai sinh, cấp số định danh cá nhân cho trẻ em tại các tỉnh, thành phố: Hà Nội, Hồ Chí Minh, Đà Nẵng, Hải Phòng và huyện Quế Phong (tỉnh Nghệ An). Thời điểm đó dù Phú Thọ không trong diện được chọn thí điểm triển khai nhưng Sở Tư pháp đã chủ động phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông tham mưu, đề xuất với UBND tỉnh phê duyệt Đề án “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và đăng ký hộ tịch ở 3 cấp: Tỉnh, huyện, xã. Sau khi đề án được tỉnh phê duyệt, đội ngũ cán bộ công chức làm công tác hộ tịch ở 3 cấp đã được tập huấn nghiệp vụ, được bàn giao tài khoản “Phần mềm Hộ tịch”. Chính thức từ 1-1-2017 việc thực hiện đăng ký và quản lý hộ tịch bằng cơ sở dữ liệu điện tử được “vận hành”. Đến ngày 31- 12-2017: 13/13 huyện, thành, thị và 224/277 xã, phường, thị trấn đã khai thác, sử dụng phần mềm hộ tịch. 

Việc trang bị máy tính, kết nối mạng Internet, máy in phục vụ công tác đăng ký hộ tịch  được nhiều địa phương quan tâm, 13/13 Phòng Tư pháp cấp huyện được đầu tư máy độc lập, ở cấp cơ sở: 126/277 xã, phường, thị trấn được đầu tư máy độc lập, 98 xã, phường, thị trấn dùng chung máy của Văn phòng hoặc máy cá nhân. Và theo báo cáo mới nhất của Sở Tư pháp thì số xã, phường, thị trấn khai thác, sử dụng phần mềm hộ tịch hiện đã tăng lên 268 đơn vị, đạt 96,75%, trong đó trên 55% xã, phường, thị trấn được đầu tư máy độc lập. Như vậy chỉ còn 9 xã trong tỉnh chưa khai thác phần mềm do chưa có máy tính hoặc công chức nhiều tuổi không sử dụng thành thạo máy tính cũng như phần mềm đăng ký hộ tịch. Trao đổi với chúng tôi, ông Đồng Trung Dũng- Trưởng phòng Hành chính tư pháp, Sở Tư pháp cho biết: Việc sử dụng “Phần mềm Hộ tịch” của cả 3 cấp đã giúp cho công tác đăng ký và quản lý hộ tịch có nhiều chuyển biến tích cực, góp phần nâng cao chất lượng quản lý Nhà nước của chính quyền địa phương và giải quyết tốt các yêu cầu hợp pháp của công dân. Ngay trong năm 2017 đã có 29.861 trường hợp đăng ký khai sinh, 5.608 trường hợp đăng ký khai tử, 7.954 trường hợp đăng ký kết hôn, 11.584 trường hợp xác nhận tình trạng hôn nhân, 1.516 trường hợp thay đổi, cải chính hộ tịch, 22 trường hợp đăng ký giám hộ, 1 trường hợp đăng ký chấm dứt giám hộ, 40 trường hợp đăng ký nuôi con nuôi, 169 trường hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con, 37.991 trường hợp cấp trích lục hộ tịch… trên “Phần mềm Hộ tịch”.

Hiệu quả từ thực tế ứng dụng phần mềm

Với dân số khoảng 290.000 người ở 23 xã, phường, hàng năm nhu cầu của người dân liên quan đến công tác hộ tịch lớn nên thành phố Việt Trì khá tích cực, chủ động trong việc ứng dụng phần mềm đăng ký và quản lý hộ tịch. Ngay khi đề án “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý và đăng ký hộ tịch” triển khai, thành phố đã cấp cho các xã, phường đầy đủ máy tính, máy in, đảm bảo kết nối thông suốt dữ liệu đường truyền với máy chủ. Đội ngũ công chức tư pháp xã, phường hầu hết đều có trình độ đại học, có kỹ năng sử dụng máy tính nên chỉ sau một thời gian ngắn đã vận hành sử dụng phần mềm trơn tru, giúp công tác thống kê, báo cáo, cập nhật, tra cứu dữ liệu, giải quyết các công việc liên quan đến quản lý hộ tịch công dân thuận lợi, khoa học, đầy đủ, chính xác, nhất là những trường hợp khai sinh, khai tử, kết hôn có yếu tố nước ngoài. Từ đó giảm thời gian xử lý hồ sơ của từng công dân, giảm thiểu các yêu cầu gây phiền hà cho người dân, xây dựng hình ảnh cán bộ, công chức tận tụy phục vụ nhân dân. Chị N.T.K.V (sn 1981) ở khu 1, phường Dữu Lâu sau khi đến UBND phường xin xác nhận tình trạng hôn nhân để chuẩn bị kết hôn với vị hôn phu tương lai người Hàn Quốc đã vui vẻ cho biết: “Kết hôn với người nước ngoài lúc đầu em rất lo, nhưng sau khi được cán bộ Tư pháp phường hướng dẫn kê khai rồi tiến hành các thủ tục kiểm tra xác minh thông tin em thấy mọi việc diễn ra nhanh gọn, thuận lợi”. Còn chị Lưu Thị Kim Thanh - công chức Tư pháp phường Dữu Lâu lại chia sẻ: “Trước kia giải quyết công việc của công dân liên quan đến hộ tịch tôi phải truy tìm sổ gốc hộ tịch hàng trăm trang mới thấy thì nay chỉ cần nhập dữ liệu vào, phần mềm sẽ tự động cập nhật tìm thông tin của công dân. Việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng như sử dụng phần mềm hộ tịch đã giảm tải rất nhiều cho chúng tôi trong công tác quản lý hộ tịch của mọi người dân”.

Trao đổi với chúng tôi, ông Vũ Kim Đức- Trưởng Phòng Tư pháp thành phố Việt Trì cũng cho biết: Chục năm trước đây, công tác đăng ký và quản lý hộ tịch trên địa bàn thành phố thực hiện chủ yếu bằng phương pháp thủ công, cán bộ tư pháp - hộ tịch phải trực tiếp ghi chép vào sổ đăng ký để cấp cho công dân, nhiều trường hợp ghi không chính xác, sai chính tả, thiếu nội dung theo biểu mẫu quy định, thậm chí có địa phương còn bảo quản, lưu trữ hồ sơ không tốt, làm mất, thất thoát hồ sơ hộ tịch khi bàn giao giữa cán bộ cũ và cán bộ mới, gây khó khăn cho công tác quản lý hộ tịch của UBND các cấp, ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi của công dân. Sau khi đưa phần mềm hộ tịch vào áp dụng, đến nay công tác đăng ký và quản lý hộ tịch đã khắc phục được những hạn chế, yếu kém trước đây, công tác lưu giữ trên phần mềm khoa học, dễ tra cứu thông tin, góp phần tích cực vào cải cách thủ tục hành chính, hướng tới sự hài lòng của người dân, góp phần xây dựng đô thị văn minh, hiện đại. 

Không riêng Việt Trì, hầu hết các huyện, thị trong tỉnh sau hơn 1 năm đưa ứng dụng công nghệ thông tin trong đăng ký và quản lý hộ tịch cũng đều có chung đánh giá: Việc tiếp nhận, xử lý hồ sơ, giải quyết các thủ tục hành chính cho công dân khá thuận lợi do tất cả dữ liệu về hộ tịch đều được cập nhật vào hệ thống lưu trữ; cán bộ tư pháp - hộ tịch dễ dàng truy cập dữ liệu, tra cứu thông tin, xác minh nhân thân, tình trạng công dân, giúp tiết kiệm thời gian, công sức cho công tác kiểm tra, cấp giấy, sao lục hồ sơ. Đặc biệt, hệ thống phần mềm còn liên thông với bộ phận một cửa để tiếp nhận hồ sơ đăng ký hộ tịch trực tuyến qua đó, rút ngắn thời gian giải quyết công việc, góp phần phục vụ người dân tốt hơn.

Tuy nhiên, sau hơn 1 năm triển khai việc khai thác, sử dụng “Phần mềm Hộ tịch” trên địa bàn tỉnh còn một số khó khăn, hạn chế. Do đó để khai thác, sử dụng hiệu quả hơn nữa ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý và đăng ký hộ tịch thời gian tới, các cấp chính quyền cần quan tâm trang bị máy vi tính và mạng Internet ở những địa phương chưa thực hiện khai thác, sử dụng phần mềm và kịp thời làm thủ tục gia hạn phần mềm, bảo trì phần mềm hàng năm. Quan tâm bố trí, sắp xếp cán bộ công chức chuyên trách làm công tác hộ tịch đảm bảo đủ về số lượng, có trình độ chuyên môn, năng lực và phẩm chất đạo đức công vụ theo Đề án sắp xếp, kiện toàn, chuẩn hóa đội ngũ công chức tư pháp trên địa bàn tỉnh đến năm 2020. Thường xuyên tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công chức tư pháp ở cơ sở. Bên cạnh đó, cần sớm đồng nhất hệ thống phần mềm hộ tịch từ Trung ương đến địa phương để việc đăng ký và quản lý hộ tịch ngày càng chặt chẽ, hiệu quả, tạo nền tảng tiến tới thực hiện quản lý dân cư bằng số định danh cá nhân, góp phần tích cực trong đẩy mạnh cải cách và hiện đại hóa nền hành chính.